E-factureren · 7 minuten leestijd
E-factureren in Nederland in 2026: wanneer is het verplicht?
In 2026 moeten leveranciers aan de Rijksoverheid een gestructureerde e-factuur sturen. Voor gewone binnenlandse B2B-facturen geldt nog geen algemene verplichting, al kan een klant of aanbestedingscontract e-factureren wel eisen. Een pdf per e-mail is geen gestructureerde e-factuur.
Een pdf-factuur en een gestructureerde e-factuur zijn niet hetzelfde. Of e-factureren verplicht is, hangt in 2026 vooral af van de klant en de afspraken in de opdracht. De toekomstige Europese ViDA-regels zijn nog geen algemene Nederlandse B2B-verplichting.
Gecontroleerd aan de hand van officiële bronnen
Letterlijke fragmenten uit officiële bronnen
Korte, ongewijzigde fragmenten voor controle. Open de officiële bron voor de volledige tekst en context.
“factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm” Open officiële bron “Aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven ontvangen en verwerken elektronische facturen” Open officiële bron “Levert u goederen of diensten aan de Rijksoverheid? Dan moet u een e-factuur sturen.” Open officiële bron “They shall apply those measures from 1 July 2030.” Open officiële bron Onafhankelijke samenvatting; 4g3n7 is niet verbonden aan of goedgekeurd door de overheid.
Wanneer is een e-factuur verplicht?
Levert u goederen of diensten aan de Rijksoverheid, dan moet u een e-factuur sturen. Bij gemeenten, provincies en andere aanbestedende organisaties kunnen de inkoopvoorwaarden of het contract bepalen dat u eveneens gestructureerd moet factureren.
Voor een gewone transactie tussen Nederlandse bedrijven bestaat in 2026 volgens de actuele overheidsinformatie geen algemene verplichting om elke factuur als e-factuur te versturen of te accepteren. Controleer altijd de afspraken met de klant en de voorwaarden van de opdracht.
- Rijksoverheid als klant: e-factuur verplicht
- Andere publieke organisatie: controleer contract en inkoopvoorwaarden
- Gewone binnenlandse B2B: geen algemene verplichting in 2026
- Klantafspraak kan een specifiek formaat of kanaal verplichten
Een pdf is een digitale factuur, geen e-factuur
Een e-factuur bevat gestructureerde gegevens die rechtstreeks vanuit een boekhoudpakket of portaal naar het systeem van de ontvanger gaan. Vaste velden kunnen daardoor automatisch worden verwerkt. Een pdf-bijlage per e-mail is wel digitaal, maar niet op die manier gestructureerd.
Beide vormen moeten de wettelijk verplichte factuurgegevens bevatten. Dat een XML-bestand kan worden geopend, bewijst bovendien niet dat het voldoet aan het afgesproken profiel, EN 16931 of de bedrijfsregels van Peppol.
Peppol is het netwerk, niet de factuur zelf
Peppol is een afsprakenstelsel en netwerk waarmee organisaties gestructureerde handelsdocumenten kunnen uitwisselen. U kunt aansluiten via geschikte boekhoudsoftware, een dienstverlener of in bepaalde gevallen het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid.
Vraag vóór verzending welk klantkenmerk, ordernummer, OIN, factuurprofiel en afleveradres nodig zijn. Een technisch geldig bestand kan alsnog worden afgewezen wanneer een verplicht referentienummer ontbreekt.
ViDA verandert de regels stapsgewijs
Het Europese pakket VAT in the Digital Age, of ViDA, is in maart 2025 aangenomen en wordt gefaseerd ingevoerd. De huidige Europese planning koppelt digitale rapportage voor grensoverschrijdende B2B-transacties vanaf 1 juli 2030 aan e-facturering.
Dat is een goede reden om gestructureerde klant-, btw- en factuurgegevens nu al netjes bij te houden, maar het maakt niet iedere binnenlandse Nederlandse B2B-factuur in 2026 verplicht elektronisch. Controleer bij een wetswijziging of nieuwe klant altijd opnieuw de officiële voorwaarden. Deze gids is praktische uitleg en geen juridisch of fiscaal advies.